Archiviazione Sostitutiva
Servizi di Archiviazione Ottica Sostitutiva
CDA Studio Legale Tributario ha sviluppato una serie di servizi specifici volti a consentire alle aziende la smaterializzazione (memorizzazione su CD) dei documenti cartacei e degli archivi storici.
Siamo in grado di offrire soluzioni settoriali personalizzate e non preconfezionate, finalizzate al rispetto dei criteri archivistici esistenti, con evidenti vantaggi in termini di efficienza gestionale, e "services on demand" che fanno risparmiare tempo e personale.
Procedimento
I documenti cartacei verranno archiviati in formato elettronico (viene archiviata e codificata l'immagine del documento originale, generalmente acquisita tramite scanner professionali), organizzati in archivi e raccoglitori virtuali secondo caratteristiche di immediata adattabilità ai criteri di ordinamento archivistico già in uso, senza allontanarsi da quella che è l'abituale archiviazione cartacea, ma anzi ottimizzandola con evidenti vantaggi in termini di efficienza gestionale.
Gli archivi digitalizzati composti dalle immagini elettroniche e dagli indici di ricerca vengono scaricati sul supporto digitale, generalmente Cd-rom/Dvd. Non è necessaria l'installazione di appositi software di lettura sulle singole macchine, in quanto ogni supporto contiene oltre agli archivi digitalizzati anche il software necessario a consultarli.
Tipologia di Intervento
Lo studio propone una soluzione modulare, per l'archiviazione ottica sostitutiva; l'intervento si compone delle seguenti fasi:
- acquisizione e o trasformazione su supporto informatico, dei dati contabili;
- trasformazione dei dati in documenti informatici statici con i requisiti previsti dalla normativa;
- organizzazione del contenuto dei supporti ottici e delle modalità di archiviazione\memorizzazione;
- acquisizione, dall'ente autorizzato, della marca temporale ed apposizione della stessa sui documenti informatici;
- espletamento delle pratiche necessarie per la richiesta della firma digitale, se necessario;
- apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione;
- memorizzazione su supporto ottico dei documenti con relativo programma di consultazione;
- consegna delle copie del supporto ottico ed istruzioni sulle modalità consultative.
I nostri uffici sono a disposizione per qualsiasi chiarimento al numero di telefono 0376/227111.