Archiviazione Sostitutiva Fatture Elettroniche emesse al GSE nel 2016 (entro il 31/12/2017)

Archiviazione sostitutiva

Come precisato dalle istruzioni operative pubblicate dal GSE, il Soggetto Responsabile è tenuto a conservare, ai sensi delle disposizioni normative vigenti, la documentazione messa a disposizione dal GSE all’interno del “fascicolo elettronico”. La fattura elettronica deve necessariamente essere conservata in modalità “sostitutiva”: la conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Numerazione fatture

Le stesse istruzioni operative sottolineano che le fatture emesse al GSE, in quanto fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione (c.d. “Fatture PA”) devono essere caratterizzate da una numerazione progressiva separata, rispetto a quella utilizzata per le fatture cartacee, precisando che il numero attribuito deve essere univoco: in caso contrario il documento sarà scartato dal Sistema di Interscambio in quanto si tratta di una duplicazione.
Ai sensi dell’art. 3, comma 1, lett. a) del DM 17 giugno 2014, infatti, nella conservazione dei documenti informatici è necessario garantire un’ordinata contabilità, inoltre vige il principio di omogeneità della modalità di conservazione per i documenti appartenenti alla medesima tipologia documentale e medesimo periodo d’imposta.
Ciò comporta che le fatture elettroniche devono avere una numerazione separata ed un sezionale IVA distinto dalle altre fatture cartacee, per consentire l’archiviazione sostitutiva delle sole fatture elettroniche e la normale archiviazione delle fatture cartacee. Si ribadisce, infatti, che, qualora non vi siano distinte numerazioni e sezionali IVA distinti, tutte le fatture emesse dal soggetto responsabile, quindi sia quelle elettroniche emesse al GSE per impianti fotovoltaici, sia quelle cartacee emesse ad altri per la normale attività, dovranno essere archiviate in via sostitutiva.
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